Crear un sitio web de conferencias para revisar los eventos más importantes y permitir que el público se registre

La organización y recepción de conferencias requiere mucho trabajo y control en cuanto a la recopilación de datos de participantes, la gestión de registros y el seguimiento de actualizaciones y fechas. Esto significa muchos trámites administrativos y la necesidad de contar con varios empleados para supervisar estas gestiones. Se ha vuelto imprescindible invertir en servicios electrónicos que nos ofrecen grandes facilidades. Un sitio web puede reunir todos los detalles y procedimientos relacionados con las conferencias y presentarlos de manera simplificada y organizada, lo que genera una experiencia cómoda tanto para los organizadores como para los participantes. A través de este artículo te ofreceremos una explicación completa sobre cómo crear un sitio web dedicado a encuentros y conferencias, utilizando la plataforma WordPress, así como uno de los complementos más destacados en la gestión de conferencias: el complemento WordPress Event Manager.

Importancia de crear un sitio web de conferencias

Si te preguntas cuál es la importancia real de los sitios web de organización de conferencias y si realmente los necesitas, déjanos aclarar algunos de los puntos más importantes y ventajas que obtendrás al crear un sitio de este tipo: Reunir a todas las partes en un solo lugar: A través de la creación de un sitio web de conferencias en WordPress, puedes reunir fácilmente a todos los participantes, organizadores e invitados en un único lugar, sin necesidad de configuraciones complejas previas o arreglos sobre el lugar o la hora de la reunión. Superar las limitaciones geográficas:

Es que

el mundo digital no tiene fronteras, y cualquier persona desde cualquier lugar puede acceder a tu sitio y participar registrándose en la conferencia o evento que organizas, o asistir si el evento es en línea. Reducción de costos de organización: Las conferencias que se realizan en línea, en general, y a través de sitios WordPress en particular, tienen costos muy bajos en comparación con la organización de conferencias presenciales.

Facilidad de comunicación:

Los sitios web de conferencias en WordPress también se destacan por la facilidad de comunicación con los miembros participantes en la conferencia. Con un simple paso, puedes lanzar la conferencia sin esfuerzo. Solo necesitas anunciar la conferencia que deseas organizar en tu sitio WordPress o enviar un correo electrónico a todos con un solo clic.

Facilidad de registro en la conferencia:

Los participantes pueden registrarse a través del sitio WordPress fácilmente y desde cualquier lugar. Esto se hace completando el formulario de registro previamente preparado en el sitio. Además, el sitio te proporciona estadísticas precisas sobre el número de registrados, patrones de registro (gratuito, pago, VIP...), ubicaciones de registro y otra información que puedas necesitar.

Calendario automático: Esta es otra característica excelente en los sitios web de conferencias en WordPress, que consiste en notificar automáticamente a los registrados sobre la proximidad del evento. Puedes definir la forma en que funciona este recordatorio: correos electrónicos o mensajes de texto, por ejemplo.

Pasos para crear un sitio web de conferencias en WordPress: el proceso es más simple

de lo que imaginas. No necesitas ser un programador o desarrollador profesional, ni tampoco necesitarás poseer habilidades básicas de programación y desarrollo web. El proceso se ha vuelto fácil y simplificado a través de la plataforma WordPress, y cualquiera puede crear un sitio web de conferencias en WordPress en unos pocos pasos simples.

Que se pueden resumir de la siguiente manera:

Seleccionar el hosting y el dominio adecuados Instalar WordPress Elegir e instalar el tema adecuado Instalar el complemento WordPress Event Manager Configurar las páginas del complemento WordPress Event Manager Ajustar la configuración del complemento WordPress Event Manager Editor de campos Categorías y tipos de eventos Añadir un nuevo evento Complementos adicionales Estos son los pasos generales que seguirás y de los cuales hablaremos detalladamente ahora 1. Elegir el hosting y registrar el dominio Para establecer un sitio en WordPress, necesitas obtener hosting de un proveedor de alojamiento.

El hosting es un servicio de almacenamiento de datos de tu sitio, como imágenes, videos, artículos, entre otros. El proveedor de hosting es la entidad que te proporciona el servicio de almacenamiento de datos del sitio. Puedes obtener hosting adecuado y a buenos precios de empresas de hosting mundialmente reconocidas, como SiteGround, Bluehost, Hostinger, entre otras.

Lee también: Cómo elegir el mejor hosting para tu sitio WordPress Lee también: Las mejores empresas de hosting confiables y 12 criterios para elegir el mejor hosting El dominio o nombre de dominio: es la dirección de tu sitio en internet, como www.wpar.net, que aparece en los resultados de búsqueda cuando los visitantes buscan temas relacionados con tu sitio, o se escribe directamente en el navegador para acceder a tu sitio.

Algunos proveedores de hosting ofrecen el dominio como servicio adicional gratuito o con descuento. También puedes comprar el dominio de forma independiente en sitios especializados en la venta de dominios como: GoDaddy y Namecheap. Lee también: Cómo registrar un dominio memorable a un precio accesible

2. Instalar WordPress (WordPress) WordPress es una plataforma gratuita de gestión de contenidos que te permite construir un sitio web completo sin necesidad de tener conocimientos o experiencia en lenguajes de programación web.

Es uno de los sistemas de gestión de contenidos de código abierto (CMS) más populares. Algunos proveedores de hosting reconocidos ofrecen la opción de instalar WordPress automáticamente con un solo clic, una vez que completes el registro en su servicio de hosting desde el panel de control (CPanel). Lee también: Cómo instalar WordPress en tu servidor de hosting para lanzar tu sitio

3. Instalar el tema adecuado El tema (Theme) es una plantilla prediseñada para la apariencia de tu sitio, que incluye todos los elementos visuales, desde la combinación de colores hasta las tipografías y la distribución general de la página, entre otros.

Puedes prescindir de instalar un tema prediseñado si tienes suficiente experiencia y conocimiento en programación y diseño web. Hay una amplia lista de temas disponibles, algunos gratuitos y otros de pago. Puedes elegir un tema adecuado entre más de 8,000 temas disponibles en el sitio de WordPress.

Al explorar los temas disponibles, puedes hacer clic en "Feature Filter" para ver más categorías. Puedes instalar el tema elegido de más de una manera.

La forma más simple es accediendo al panel

de control de WordPress, y desde la barra lateral haz clic en "Apariencia", luego en "Temas", luego en "Añadir nuevo", y en el cuadro de búsqueda escribe el nombre del tema que deseas instalar o la palabra clave del tipo de tema que buscas, como "Event" para temas especializados en conferencias y eventos. Encontrarás varios temas especializados en conferencias y eventos, algunos con soporte para idioma árabe. Lee también:

Cómo instalar un tema de WordPress en tu sitio 4. Instalar el complemento (WP Event Manager)

El complemento WP Event Manager te ayuda a organizar conferencias, reuniones y eventos en sitios WordPress, ya que incluye todas las opciones para añadir y administrar eventos y conferencias. El complemento es adecuado para todos los tipos de eventos, funciona con cualquier tema y es realmente fácil de configurar y personalizar.

En la página de configuración puedes especificar la forma en que deseas mostrar el evento. Para descargar y activar el complemento, primero debes ir a la sección Complementos (Plugins), haz clic en Añadir nuevo. Luego en el cuadro de búsqueda escribe el nombre del complemento (Wp Event Manager).

Una vez que aparezca el complemento, haz clic en "Instalar ahora", luego en "Activar". 5. Configurar las páginas del complemento (Wp Event Manager)

Después de activar el complemento, aparecerá una ventana de ayuda que te guiará en los pasos para configurar el complemento. Haz clic en "Continuar a la configuración de página" para crear las páginas básicas mediante códigos abreviados (Shortcode) que te ayudarán en la creación de páginas. En la configuración de página encontrarás varias opciones, cada una con su función específica, que son las siguientes: Publicar un evento:

Esta página te permite publicar eventos en la página principal de tu sitio Panel de control del evento: Esta página permite administrar y editar eventos desde la página principal directamente Lista de eventos: Esta página muestra los eventos que has publicado en tu sitio para que los visitantes puedan verlos. Formulario de registro en el evento: Esta es una página que contiene un formulario donde los visitantes o clientes ingresan sus datos para registrarse en el evento.

Estos datos se enviarán a los individuos responsables de organizar el evento o conferencia, que previamente has designado. Si no deseas que los clientes completen este formulario de registro, puedes desmarcar esta opción. Panel de control de organizadores: Esta página permite que los individuos organizadores del evento administren (editar, eliminar y duplicar) los datos de los participantes.

Organizadores de eventos: Muestra a los navegantes una lista de los individuos u organizaciones responsables del evento o conferencia Enviar ubicaciones de eventos: Permite que las personas envíen formularios de ubicación de eventos.

Panel de control de ubicaciones: Permite a las personas administrar ubicaciones de eventos desde la página principal (cuando se activa, tus clientes pueden eliminar o mostrar ciertas ubicaciones cuyo seguimiento no desean, dejando solo las que se adaptan a sus preferencias de ciudades o países) Ubicaciones de eventos: Esta página muestra las ubicaciones de los eventos a los navegantes. Después de seleccionar las páginas que necesitas en tu sitio marcando el cuadro correspondiente, haz clic en "Crear páginas seleccionadas (Create Selected Pages)".

6. Configuración del complemento (Wp Event Manager) Aparecerá una nueva pestaña en la barra lateral del panel de control de WordPress con el nombre (Wp Event Manager),

para realizar la configuración del complemento. Encontrarás varias opciones principales en la barra superior de la página, que son las siguientes: Configuración general Esta página incluye las siguientes opciones secundarias (numeradas en la imagen anterior del 1 al 4): Enable organizer: Esta característica permite a los organizadores hacer cambios en la página de conferencias de tu sitio Enable venue: Permite añadir la opción de especificar ubicaciones de eventos Delet Data on Unistall: Elimina todos los datos de eventos después de desinstalar el complemento Google API Key: Si deseas usar mapas de Google para determinar ubicaciones de eventos, debes ingresar la clave de API de Google (Google API Key) Lista de eventos Puedes añadir una lista de eventos que realizarás a través de tu sitio web y puedes especificar la cantidad en el campo "Eventos por página".

También puedes establecer las características apropiadas para estas listas, como ocultar eventos finalizados, eventos cancelados, etc. Envío del evento Esta es una página para personalizar la configuración de los registrados en el evento.

Asegúrate de darles el rol de cuenta correcto, que es "Suscriptor" (Subscriber). Páginas Asegúrate de que el enlace de cada evento dentro del sitio corresponda a la página adecuada que creaste anteriormente para ese evento, que contiene el código abreviado correspondiente.

Formatos de fecha y hora En esta página puedes elegir el formato de fecha y hora que consideres apropiado para las conferencias o eventos en tu sitio 7. Editor de campos

A través de esta página de opciones podrás editar los campos de cada formulario de eventos, incluyendo ubicaciones y organizadores. Según las características y el orden que desees. A continuación se explican los elementos básicos en esta página: Barra de datos básicos de configuración, que incluye el nombre del campo, su tipo, descripción, opciones y más.

Puedes marcar la casilla (Only for Admin) para mostrar la opción solo al administrador del sitio Requerido o no requerido: Puedes elegir si hacer que uno de los datos ingresados por el visitante en el formulario de participación sea obligatorio u opcional para completar el registro. Marca (X): Te permite eliminar permanentemente la opción del formulario Haciendo clic en el icono del pequeño cuadro, puedes reordenar los campos dentro del formulario como lo consideres apropiado. 8.

Categorías y tipos de eventos El complemento añadirá automáticamente las categorías y tipos de eventos más importantes, pero aún puedes añadir o eliminar lo que desees accediendo a "Categorías de eventos" y "Tipos de eventos" ubicados en la barra de opciones de la derecha, como se muestra en la imagen. Categorías de eventos: En esta página puedes escribir el nombre y descripción de la nueva categoría, luego haz clic en "Añadir nueva categoría de evento".

Tipos de eventos En esta página puedes añadir el nombre y descripción del tipo de evento, luego haz clic en "Añadir nuevo tipo de evento". 9.

Añadir un nuevo evento Para añadir un nuevo evento al sitio, primero haz clic en "Añadir nuevo" en la barra de configuración de la derecha. Aparecerá una nueva ventana que incluye la siguiente configuración: Nombre y descripción del evento: Comienza por establecer un título y descripción para el evento.

A través del editor puedes realizar cambios en el tipo de fuente, tamaño y estilo del texto, como se muestra en la imagen. Opción "Evento": Aquí especificaremos el tipo y categoría del evento, como se muestra en la imagen. Datos del evento: Aquí debes especificar las siguientes opciones: Define si el evento es en línea o no Carga el banner o imagen publicitaria del evento haciendo clic en "Subir" Establece la fecha de inicio del registro en el evento y la fecha límite de registro Define los horarios de inicio y finalización del evento Una vez que hayas completado todos los datos básicos del evento, haz clic en el botón (Publish) para encontrar que el evento ha sido publicado de esta manera. 10.

Opciones adicionales variadas Si buscas más opciones que necesitarás para crear un sitio excepcional de eventos, puedes suscribirte a los servicios pagos del complemento (Wp Event Manager), que incluyen un conjunto de complementos pagos (Add-ons) y muchas más opciones de personalización. Finalmente, al usar el complemento (WP Event Manager) y seguir los pasos básicos detallados en este artículo, puedes crear los eventos que necesites en tu sitio, o construir un sitio dedicado a eventos y conferencias.

Esto es posible gracias a las opciones de configuración y características múltiples que permite el complemento, cubriendo la mayoría de tipos de eventos. Puedes hacer tu sitio más profesional utilizando los complementos pagos, y esperamos que este tutorial te haya sido útil para crear un sitio de conferencias que se adapte a tus necesidades.